اگر شما شغلی دارید که در آن نیاز به یک دفتر یا ساختمان اداری چه بزرگ و چه کوچک دارید، باید بتوانید لوازم اداری مخصوص آن را تهیه کنید. منظور از لوازم تحریر اداری وسایلی است که برای نوشتن، بایگانی کردن و حتی انجام دادن کارهای ساده اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.
لیست وسایل دفتر کار به دو دسته لوازم تحریر اداری و تجهیزات اداری تقسیم می‌شود؛ ما در این مقاله به توضیح لوازم تحریر اداری می‌پردازیم که مهم‌ترین بخش چک لیست لوازم دفتر کار است.
لوازم تحریر اداری چیست و چه تفاوتی با لوازم التحریر معمولی دارد؟
لوازم تحریر اداری یک مجموعه کامل و ست یک رنگ با یک طرح قالب است که روی میز اداری قرار می‌گیرد و باعث جلوه بیشتر و نشان دادن یکپارچگی و نظم دفتر اداری است و یکی از اصلی‌ترین و مهم‌ترین نیازهای یک شرکت است.
البته لیست وسایل و لوازم تحریر اداری بسته به نوع کار و نیازهای مصرف کنندگان فرق می‌کند. برای مثال شرکت نقشه کشی لوازم منحصر به فرد خود را نیاز دارد و همین‌طور شرکت سم، کود و بذر نسبت به شرکت نقشه کشی نیازهای کمتری از لوازم التحریر دارد.
چک لیست لوازم تحریر اداری
- تقویم رومیزی
هر شخص کارمند که در اداره کار می‌کند برای اطلاع از تاریخ و نوشتن یادداشت‌ها و امور روزمره به یک تقویم رومیزی نیازمند است، زیرا به وسیله آن می‌تواند جلسات خود را هماهنگ کند یا تاریخ‌های تعطیلات را به راحتی پیدا کند و یا بخواهد مرخصی‌های خویش را مدیریت کند و برای هر روز برنامه مختص به خود را تعبیه کند. تعداد خرید این تقویم‌ها بستگی به تعداد میزی دارد که شما در دفترتان به آن احتیاج دارید. پس در نظر داشته باشید که تقویم رومیزی یک نیاز ضروری است.
- کازیه چند طبقه
از لوازم پرکاربرد اداری است که به واسطه آن می‌توانید برگه‌ها و پرونده‌های مورد استفاده خود را نظم دهید و درون آن قرار دهید. درواقع یکی از بهترین وسایل برای مدیریت پرونده‌ها و برگه‌های روی میز کار است. کازیه یک وسیله چند طبقه است که جنس برخی از این کازیه‌ها فلزی و برخی دیگر پلاستیکی است.
کازیه‌های اداری بیشتر دو یا سه طبقه هستند که شما باید با توجه به حجم پرونده‌ها و نیازهای خودتان یک مدل آن را تهیه کنید. خریدن کازیه پلاستیکی نسبت به کازیه فلزی مقرون به‌صرفه‌تر است و می‌توانید در هزینه تهیه لوازم تحریر اداری خود صرفه جویی کنید
- کلربوک
اکثر اشخاص اداری با برگه آ ۴ سروکار زیادی دارند به‌طوری‌که اطلاعات مهمی را روی آنها ثبت شده و باید جمع آوری و نگهداری شوند، کلربوک به عنوان عضو مهم در چک لیست لوازم تحریر اداری قرار می‌گیرد. کلربوک در حقیقت جایی است که اسناد و مدارک مهم و ضروری را در خود جا می‌دهد تا از به هم ریخته شدن و گم شدن برگه‌ها جلوگیری شود. وظیفه این عضو همان‌طور که گفتیم مراقبت و محافظت از برگه‌ها است.
جنس کلربوک از پلاستیک مقاوم و محکم است تا بتواند وظیفه خود را به درستی انجام دهد. درون هر کلربوک تعدادی کاور کاغذ موجود است که به این معنی است که شما می‌توانید در یک کلربوک چندین برگه را نگهداری کنید. شما می‌توانید برای صرفه جویی در هزینه‌های لوازم تحریر اداری به جای خریدن تعداد زیادی پوشه یک کلربوک تهیه کنید.
- کاربن
کاغذ کاربن در حقیقت یک ابزار کپی ارزان و در دسترس است که یک طرف آن رنگ‌دانه‌های کاربن دارد که می‌توانیم خیلی راحت از اسناد و مدارکمان رونوشت تهیه کنیم. کاغذ کاربن اگرچه کوچک و جزئی است اما در مواقع نیاز یکی از کاربردی‌ترین وسایل اداری به حساب می‌آید.
- استامپ
جعبه کوچک فلزی است که درون آن یک ابر آغشته به جوهر وجود دارد؛ تقریباً می‌توان گفت بلا استثنا روی میز تمام کارمندان اداری وجود دارد. موارد استفاده استامپ برای مهر زدن و اثر انگشت است که هنگام امضا در کنار امضا قرار می‌گیرد. برای خرید استامپ احتیاجی به حساسیت زیاد نیست اما اگر از استامپ خیلی زیاد استفاده می‌کنید پیشنهاد ما استامپ نانو است که در سایت افکو استور می‌توانید خریداری کنید.
از دیگر چک لیست‌های ضروری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- دستگاه پانچ
- منگنه و سوزن منگنه
- پایه چسب نواری
- گیره کاغذی
- سوزن ته گرد و پونز اداری
- خودکار
- ماژیک
نکات مهم هنگام تهیه لوازم تحریر اداری
شما باید نیاز سالانه خودتان را در نظر بگیرید؛ برای مثال خرید یک استامپ کوچک برای کسی که با استامپ زیاد سروکار دارد اصلاً توصیه نمی‌شود و اصلاً مقرون به صرفه نیست. مورد دیگر این است که شما باید اقلام مورد نیاز خودتان را شناسایی و آنها را تهیه کنید. خرید بیشتر نه تنها کمکی به شما نمی‌کند بلکه ممکن باعث شلوغی محیط کار شما نیز شود.
به کیفیت وسایل اهمیت دهید. هرچه اجناسی که تهیه می‌کنید کیفیت بیشتری داشته باشند برای سلامتی خودتان بهتر است و حتی می‌تواند باعث شکیل‌تر دیده شدن میز کارتان نیز شود. در مجموع اگرچه ممکن است خرید با کیفیت اندکی افزایش هزینه داشته باشد اما به همان نسبت کاربرد و عمر بیشتری نیز دارد.
شما می‌توانید لوازم تحریر اداری خود را از سایت افکو استور خریداری کنید و از نظر کیفیت خیال خودتان را راحت کنید. بودجه خرید مجدد را باید حتماً در نظر بگیرید چرا که ممکن است در اواسط سال برخی از لوازم تحریر اداری شما تمام شوند و نیاز به شارژ مجدد داشته باشند و اگر به کمبود بودجه موجه شوید به مشکل بزرگی برخورد خواهید کرد.
کارمندان خود را به استفاده درست از لوازم تحریر اداری تشویق کنید. می‌توانید این کار را با ارسال پیامک به کارمندان یا چسباندن بنر به دیوارهای شرکت انجام دهید. اهمیت این کار به حدی است که ممکن است در مدت زمان طولانی در هزینه‌های شما بسیار صرفه جویی شود.
جمع بندی
لیست لوازم تحریر مورد نیاز هر شخص و کارمند به شغل وی بستگی دارد. برای مثال یک شرکت چوب بری در دفتر کار خود احتیاج به لوازمی دارد که با چوب کار شده باشد و باعث جلب توجه مشتریان شود یا شرکت فلز بری یا طراحی قوطی احتیاج به لوازمی دارد که با فلز ترکیب شده باشند؛ این همخوانی به مشتریان و مخاطبان کمک می‌کند تا مطمئن‌تر اقدام به خرید کنند. در مجموع برای خرید لوازم تحریر اداری ما به شما خرید از سایت افکو استور را پیشنهاد می‌دهیم.
